Estilo de Vida

Como aproveitar melhor a última hora no trabalho

Fonte - Época Negócios
06/03/17 10:50
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Organizar e-mails e fazer uma limpeza na sua mesa de trabalho podem ajudar a poupar minutos preciosos e produtivos

Muita gente sente dificuldade em manter o foco por volta das 17h, na última hora de trabalho do dia. Um café, uma conversa com o colega e ainda são 17h15. Falta inspiração para começar algo importante, mas ficar sentado sem fazer nada ou simplesmente ir embora mais cedo não são boas alternativas.

É claro que para quem está enterrado até o pescoço em projetos, essa cena parece um “sonho”, mas se por acaso essa é sua realidade, a sensação de estar “preso” no trabalho só pode ser fonte de agonia. O que fazer, então? A resposta, segundo Larry Alton escreveu em um artigo publicado pela Fast Company, é criar “pequenos projetos”. Eles não demandam muita atenção, investimento e nem esforço, mas vão ajudar a manter sua produtividade na última hora do dia de trabalho — e fazer com que sua lista de tarefas fique bem menor. Além disso, eles também te ajudarão a parecer “ocupado” (leia-se “dedicado”, aos olhos da chefia).

Segunda-feira: organize seus e-mails

Em média, nós gastamos mais de três horas por dia checando e-mails relacionados ao trabalho. E esse número deve ser ainda maior às segundas-feiras, especialmente quando você não checou sua caixa de correio durante o final de semana.

E ainda que você esteja certo ao evitar responder e-mails complicados quando seu cérebro está muito cansado, organizar sua caixa de correio não demanda tanta atenção e vai se mostrar mais produtivo no longo prazo.

Para começar, aqui vão algumas dicas:
- Desista de quaisquer newsletter que você nunca lê (é só tirar seu nome da lista)
- Crie pastas (ou rótulos) para diferentes tipos de e-mails, separando por departamentos, remetente (quem enviou) ou por projeto
- Remova ou arquive mensagens antigas que só estão fazendo volume na sua caixa de correio
- Marque os e-mails que ainda requerem uma ação de sua parte

Terça-feira: planeje seu próximo projeto

O “peso” de iniciar um projeto novo (e muitas vezes, grande) no final do dia faz com que se deixe “para amanhã”. Se você tem pela frente uma tarefa que levaria quatro horas, a última coisa que você quer é se concentrar por menos de uma hora para ter que interromper seu processo e ir para casa.

A dica, neste caso, é planejar e organizar a tarefa. Você tem todos os elementos necessários para tocar o projeto? Você tem todas as respostas para suas dúvidas? Uma simples tabela vai mostrar se você, de fato, possui toda informação em mãos, e poupar o trabalho e irritação de parar o que está fazendo depois, quando estiver bem concentrado, para procurar planilhas ou e-mails.

Ao fazer isso logo no início da semana, você terá mais chances de colocar os tais planos em prática nos próximos dias da semana.

Quarta-feira: trabalhe para se tornar um líder

Tornar-se um profissional melhor não é somente executar tarefas e planejar projetos. Se você colocar mais ênfase no seu conhecimento, no desenvolvimento de habilidade e na sua reputação, você terá mais chances de ver seu esforço reconhecido e recompensado.

Você pode se esforçar em adquirir o perfil de um líder que pensa, ao manter-se muito bem informado sobre nichos do mercado. Corra atrás de novas tecnologias que surgem no mercado e amplie seus contatos ao iniciar discussões ou compartilhar artigos no LinkedIn. É uma ótima maneira de se sentir produtivo no meio da semana.

Quinta-feira: limpe sua mesa                       

Pesquisas indicam que pessoas criativas e inteligentes tendem a fazer mais “bagunça” em sua área de trabalho. Há um outro estudo, porém, que prova que manter sua mesa em estado de eterna confusão ajuda a distrair a atenção e afeta a produtividade — sem contar que seu chefe terá uma imagem pouco positiva a seu favor.

Portanto, limpar sua mesa é uma ótima tarefa para um dia em que você está contando os minutos para chegar a sexta-feira e só quer ajeitar as coisas. Estamos falando de jogar fora papéis desnecessários, organizar livros e objetos, lavar sua caneca de café e dar aquela boa limpada no teclado e na mesa.

Sexta-feira: planeje sua próxima semana

As pessoas mais bem-sucedidas criam seus cronogramas de trabalho e os seguem com firmeza. Se você fizer o mesmo, não apenas isso vai lhe poupar tempo na semana, mas também ajudará a transformar uma tarde meio sem graça em um momento produtivo. Isso também ajudará a melhorar seu humor no trabalho, o que é sempre bom para você e para os colegas.

Então, é só criar seu cronograma a partir de três passos básicos:
- Faça uma lista de tarefas para dar conta de tudo o que você quer e precisa fazer até a próxima semana. Se o projeto em questão for muito grande, divida-o em pequenos projetos, tornando as tarefas mais gerenciáveis;
- Coloque tudo em ordem de importância e determine as prioridades;
- Crie um cronograma que seja o mais próximo possível da realidade. 

Essa é uma tarefa perfeita para uma sexta-feira, pensando que se o seu foco estava perdendo intensidade, você vai se sentir melhor ao saber que já programou as coisas mais importantes da semana que vai chegar.

Por fim, lembre-se que por mais otimista e cheio de energia que você seja, sempre haverá momentos do dia em que você sentirá um certo desânimo — e isso não é o fim do mundo. Forçar-se a assumir tarefas complexas por pura teimosia (e não porque o deadline está chegando) pode resultar em um trabalho mal feito e que lhe trará pouca satisfação. Portanto, aproveite para transformar os momentos de menor produtividade em verdadeiros salva-vidas.

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